Überblick über Kontaktautomatisierungen
Kontakt-Automatisierungen sind automatisierte Aktionen, die stattfinden, wenn jemand ein Meeting mit dir bucht. Statt Kontakte manuell zu taggen, sie zu Listen hinzuzufügen oder nach jeder Buchung Details einzutragen, kannst du eine Kontakt-Automatisierung einrichten, um diese Aufgaben automatisch zu erledigen.
Warum Kontakt-Automatisierungen wichtig sind
Neue Buchungen erzeugen repetitive Arbeit: Kontakte taggen, sie sortieren, Details eintragen. Meist wird das von Hand erledigt – oder vergessen.
Kontakt-Automatisierungen lösen das:
- Kontakte werden automatisch organisiert. Buchungen lösen Tags und Listenzuweisungen sofort aus – ohne Ausnahmen.
- Antworten aus dem Buchungsformular werden in Kontaktdatensätzen gespeichert, nicht in Bestätigungs-E-Mails vergraben.
- Deine Kontaktdaten bleiben zuverlässig. Konsistente Felder sorgen dafür, dass du ihnen beim Filtern und Nachfassen vertrauen kannst.
- Einmal einrichten, dann läuft es. Konfiguriere es einmal pro Ereignistyp und konzentriere dich dann auf das Meeting.
Was können Kontakt-Automatisierungen leisten?
Mit Kontakt-Automatisierungen kannst du:
- Felder anwenden: Kontakte beim Buchen automatisch mit Tags oder Informationen versehen
- Zu Listen hinzufügen: Neue Kontakte anhand des gebuchten Meetings zu bestimmten Listen hinzufügen
- Buchungsformulardaten zuordnen: Kontaktdetails automatisch aus den Antworten übernehmen, die sie in deinem Buchungsformular angeben
- Neue Opportunities erstellen (eingeschränkte Verfügbarkeit): Jede Buchung automatisch in eine nachverfolgbare Opportunity umwandeln, damit sich deine Pipeline von selbst füllt
Du kannst mehrere Automatisierungen zusammen verwenden. Wenn jemand zum Beispiel eine Sales Demo bucht, könntest du gleichzeitig ein Tag anwenden, die Person zu einer Liste hinzufügen, ihre Antworten aus dem Buchungsformular zuordnen und eine neue Opportunity erstellen.
Wähle die richtige Automatisierung für deine Bedürfnisse
Automatisierungen helfen dir, automatisch auf Buchungen zu reagieren. Jede Automatisierung macht etwas anderes – wähle also danach aus, was passieren soll, wenn jemand bucht.
Zu Listen hinzufügen: Zum Gruppieren von Kontakten, um damit zu arbeiten
Verwende Zu Liste hinzufügen, wenn du eine Gruppe von Kontakten zusammenführen möchtest, damit du etwas mit ihnen als Gruppe tun kannst – eine Kampagne senden, sie gesammelt prüfen oder eine Pipeline bearbeiten.
Was sie macht:
- Fügt den Kontakt einer statischen Liste hinzu, die du auswählst (oder einer neuen, die du direkt erstellst)
- Listen dienen der Zugehörigkeit und Gruppierung, nicht der Beschreibung eines individuellen Merkmals
- Ein Kontakt kann mehreren Listen gleichzeitig angehören und zusätzlich zu dem, was Automatisierungen anwenden, auch manuell hinzugefügt oder entfernt
Verwende dies, wenn: Du die Liste selbst öffnest und alle darin Schritt für Schritt abarbeitest – alles, was auf Outreach, Review oder Massenaktionen basiert.
Beispiel: Jede Person, die deinen Ereignistyp „Free Consultation“ bucht, wird zu einer Liste „Free Consult Leads“ hinzugefügt. Einmal pro Woche öffnest du diese Liste und sendest allen darin eine persönliche Follow-up-Nachricht.
Felder anwenden: Zum Beschreiben eines Kontakts
Verwende Feld anwenden , wenn du ein bestimmtes, strukturiertes Informationselement über den Kontakt erfassen möchtest – etwas, das du später sehen, danach filtern oder darüber berichten willst.
Was sie macht:
- Setzt einen Wert in einem benutzerdefinierten Feld (Text, Zahl oder Tags) direkt im Kontaktdatensatz
- Unterstützt mehrere Feld-Wert-Paare in einer einzigen Automatisierung, sodass eine Buchung mehrere Felder gleichzeitig aktualisieren kann (z. B. Quelle = „Referral“ und Budget = „$5K+“)
- Text- und Zahlenfelder überschreiben den vorherigen Wert; Tag-Felder hängen an, sodass ein Kontakt im Lauf der Zeit mehrere Tags sammeln kann
- Eignet sich am besten für Klassifizierung und leichte Personalisierung: Beziehungsphase, Lead-Quelle, Budget-Stufe, Interesse an einem Plan
Verwende dies, wenn: Du einen Kontakt überall dort beschreiben oder segmentieren willst, wo er erscheint – in der Kontakttabelle, in zukünftigen Filtern oder in Berichten.
Beispiel: Ein 15-minütiger Ereignistyp „Discovery Call“ setzt das Feld „Relationship“ auf „Lead“. Ein 30-minütiger Ereignistyp „Networking Chat“ setzt dasselbe Feld auf „Network“. So zeigt der Datensatz jedes Kontakts auf einen Blick, warum er in deinem CRM ist – ohne dass du auch nur einen einzigen Datensatz manuell anfassen musst.
Buchungsformulardaten zuordnen: Zum Erfassen von Details aus Buchungsantworten
Verwende die Kontakt-Automatisierung Felder anwenden, um Antworten aus deinem Buchungsformular automatisch benutzerdefinierten Feldern in deinen Kontakten zuzuordnen. Antworten, die Personen eintippen, füllen das entsprechende benutzerdefinierte Feld in ihrem Kontaktdatensatz.
Was sie macht:
- Erfasst Antworten, die Personen in deinem Buchungsformular angeben
- Trägt diese Antworten automatisch in benutzerdefinierte Felder in ihrem Kontaktdatensatz ein
- Speichert die Informationen ohne manuelle Eingabe, sodass der Datensatz jedes Kontakts vollständig ist
Verwende dies, wenn: Du in deinem Buchungsformular bestimmte Informationen abfragst, die zur Referenz, zum Filtern oder fürs Reporting im Datensatz jedes Kontakts gespeichert werden sollen.
Beispiel:
Dein Buchungsformular fragt: „What's your timeline?“ Die Antwort füllt automatisch ein benutzerdefiniertes Feld „Timeline“ im Kontaktdatensatz. So siehst du Timeline-Informationen für jeden Kontakt auf einen Blick, ohne Daten manuell zu kopieren.
Eine neue Opportunity erstellen: Zum Nachverfolgen potenzieller Deals durch deine Pipeline
Verwende Eine neue Opportunity erstellen, wenn du jede Buchung in einen nachverfolgbaren Deal umwandeln möchtest, damit deine Pipeline aktuell bleibt und nichts untergeht.
Was sie macht:
- Erstellt automatisch jedes Mal eine neue Opportunity in deiner Pipeline, wenn jemand diesen Ereignistyp bucht
- Verknüpft die Opportunity automatisch mit dem Kontakt
- Platziert die Opportunity in einer Startphase, die du auswählst, damit sie an der richtigen Stelle in deine Pipeline eintritt
Verwende dies, wenn: Du möchtest, dass jede Buchung für einen bestimmten Ereignistyp ohne manuelle Eingabe direkt in deine Opportunities-Pipeline fließt.
Beispiel: Jede Person, die deinen Ereignistyp „Strategy Session“ bucht, wird automatisch zu einer neuen Opportunity auf deinem Board in der Phase Exploring. Während du mit ihr arbeitest, verschiebst du sie durch Proposal und In Progress. Sobald sie unterschreibt, verschiebst du sie auf Complete. Deine gesamte Pipeline wird an einem Ort verwaltet und mit jeder Buchung automatisch aktualisiert.
Zusammen verwenden
Kontakt-Automatisierungen ergänzen sich, statt miteinander zu konkurrieren:
- Feld anwenden beantwortet „Was weiß ich über diesen Kontakt?“ Es steht im Kontaktdatensatz und beeinflusst, wie er überall dort gefiltert, sortiert und ausgewertet wird, wo er auftaucht.
- Zu Liste hinzufügen beantwortet „Zu welcher Gruppe gehört dieser Kontakt, damit ich auf diese Gruppe einwirken kann?“ Es geht darum, eine Arbeitsmenge an Personen zusammenzustellen.
Ein gängiges Muster: Verwende Feld anwenden, um beim Buchen die Beziehungsphase oder Quelle eines Kontakts zu taggen, und verwende Zu Liste hinzufügen bei derselben Buchung, um ihn in die Liste zu setzen, mit der du in dieser Woche tatsächlich arbeitest. Eine Automatisierung beschreibt den Kontakt; die andere bringt ihn dorthin, wo du aktiv wirst.
Wo du Kontakt-Automatisierungen findest
Suche die Automatisierungs-Einstellungen im Abschnitt More options deines event type editor. Du siehst einen Abschnitt namens Contact automations, der die für dieses Ereignis verfügbaren Automatisierungen anzeigt.