Resumen de automatizaciones de contacto

Las automatizaciones de contactos son acciones automatizadas que ocurren cuando alguien reserva una reunión contigo. En lugar de etiquetar contactos manualmente, añadirlos a listas o completar detalles después de cada reserva, puedes configurar una automatización de contactos para realizar estas tareas automáticamente.

Por qué importan las automatizaciones de contactos

Las nuevas reservas crean trabajo repetitivo: etiquetar contactos, ordenarlos, completar detalles. Normalmente esto se hace a mano o se olvida.

Las automatizaciones de contactos solucionan eso:

• Los contactos se organizan automáticamente. Las reservas activan etiquetas y asignaciones a listas al instante, sin excepciones.
• Las respuestas del formulario de reserva se guardan en los registros de contacto, no quedan enterradas en los correos electrónicos de confirmación.
• Tus datos de contacto se mantienen fiables. Los campos coherentes te permiten confiar en ellos para filtrar y hacer seguimiento.
• Es configurar y olvidarte. Configúralo una vez por tipo de evento y luego céntrate en la reunión.

¿Qué pueden hacer las automatizaciones de contactos?

Con las automatizaciones de contactos, puedes:

• Aplicar campos: Añadir automáticamente etiquetas o información a los contactos cuando reservan
• Añadir a listas: Poner nuevos contactos en listas específicas según qué reunión reservaron
• Asignar datos del formulario de reserva: Completar automáticamente los detalles del contacto con las respuestas que proporcionen en tu formulario de reserva
• Crear nuevas oportunidades (disponibilidad limitada): Convertir automáticamente cada reserva en una oportunidad con seguimiento para que tu pipeline se complete por sí solo

Puedes usar varias automatizaciones juntas. Por ejemplo, cuando alguien reserva una demo de ventas, podrías aplicar una etiqueta, añadirlo a una lista, asignar sus respuestas del formulario de reserva y crear una nueva oportunidad, todo al mismo tiempo.

Elige la automatización adecuada para tus necesidades

Las automatizaciones te ayudan a actuar sobre las reservas automáticamente. Cada automatización hace algo distinto, así que elige en función de lo que quieres que ocurra cuando alguien reserve.

Añadir a listas: Para agrupar contactos sobre los que actuar

Usa Add to list cuando quieras reunir un conjunto de contactos para poder hacer algo con ellos como grupo: enviar una campaña, revisarlos en lote o gestionar un pipeline.

Qué hace:

• Añade el contacto a una lista estática que elijas (o a una nueva que crees en el momento)
• Las listas se tratan de pertenencia y agrupación, no de describir un atributo individual
• Un contacto puede pertenecer a varias listas a la vez y, además de lo que apliquen las automatizaciones, puede añadirse o eliminarse manualmente

Úsalo cuando: Abrirás la lista en sí y trabajarás con todas las personas que contiene: cualquier cosa basada en alcance, revisión o acciones en lote.

Ejemplo: Toda persona que reserve tu tipo de evento "Free Consultation" se añade a una lista "Free Consult Leads". Una vez a la semana, abres esa lista y envías un seguimiento personal a todos los que están en ella.

Aplicar campos: Para describir un contacto

Usa Apply field cuando quieras registrar una información concreta y estructurada sobre el contacto; algo que querrás ver, por lo que querrás filtrar o sobre lo que querrás generar informes más adelante.

Qué hace:

• Establece un valor en un campo personalizado (Texto, Número o Etiquetas) en el propio registro del contacto
• Admite varios pares campo-valor en una sola automatización, de modo que una reserva puede actualizar varios campos a la vez (por ejemplo, Origen = "Referral" y Presupuesto = "$5K+")
• Los campos de Texto y Número sobrescriben el valor anterior; los campos de Etiquetas se van añadiendo, por lo que un contacto puede acumular varias etiquetas con el tiempo
• Funciona mejor para la clasificación y la personalización ligera: etapa de relación, origen del lead, nivel de presupuesto, interés en un plan

Úsalo cuando: Quieres describir o segmentar un contacto dondequiera que aparezca: en la tabla de contactos, en futuros filtros o en informes.

Ejemplo: Un tipo de evento "Discovery Call" de 15 minutos establece el campo Relación en "Lead". Un tipo de evento "Networking Chat" de 30 minutos establece el mismo campo en "Network". Ahora el registro de cada contacto refleja, de un vistazo, por qué está en tu CRM, sin que tengas que tocar un solo registro a mano.

Asignar datos del formulario de reserva: Para capturar detalles de las respuestas de la reserva

Usa la automatización de contactos Apply fields para asignar automáticamente las respuestas de tu formulario de reserva a campos personalizados en tus contactos. Las respuestas que las personas escriben rellenan el campo personalizado correspondiente en su registro de contacto.

Qué hace:

• Captura las respuestas que las personas proporcionan en tu formulario de reserva
• Rellena automáticamente esas respuestas en campos personalizados del registro del contacto
• Guarda la información sin entrada manual, de modo que el registro de cada contacto queda completo

Úsalo cuando: Estás recopilando información específica en tu formulario de reserva que quieres guardar en el registro de cada contacto para referencia, filtrado o informes.

Ejemplo:
Tu formulario de reserva pregunta "What's your timeline?" La respuesta rellena automáticamente un campo personalizado de Cronograma en su registro de contacto. Ahora puedes ver la información del cronograma de un vistazo para cada contacto sin copiar datos a mano.

Crear una nueva oportunidad: Para hacer seguimiento de posibles acuerdos en tu pipeline

Usa Create a new opportunity cuando quieras convertir cada reserva en un acuerdo rastreable para que tu pipeline se mantenga actualizado y nada se pierda.

Qué hace:

• Crea automáticamente una nueva oportunidad en tu pipeline cada vez que alguien reserva este tipo de evento
• Vincula la oportunidad con el contacto automáticamente
• Coloca la oportunidad en una etapa inicial que tú elijas, para que entre en tu pipeline en el lugar correcto

Úsalo cuando: Quieres que cada reserva de un tipo de evento específico fluya directamente a tu pipeline de oportunidades sin entrada manual.

Ejemplo: Toda persona que reserve tu tipo de evento Strategy Session se convierte automáticamente en una nueva oportunidad en tu tablero en la etapa Exploring. A medida que trabajas con ellos, los mueves por Proposal y In Progress. Cuando firman, los mueves a Complete. Todo tu pipeline se gestiona en un solo lugar y se actualiza automáticamente con cada reserva.

Usarlas en conjunto

Las automatizaciones de contactos son complementarias, no competidoras:

• Apply field responde "¿Qué sé sobre este contacto?" Vive en el registro del contacto y determina cómo se filtra, se ordena y se incluye en informes dondequiera que aparezca.
• Add to list responde "¿A qué grupo pertenece este contacto, para que pueda actuar sobre ese grupo?" Se trata de reunir un conjunto de personas con las que trabajar.

Un patrón común: Usa Apply field para etiquetar la etapa de relación o el origen de un contacto al reservar, y usa Add to list en la misma reserva para colocarlo en la lista desde la que realmente trabajarás esa semana. Una automatización describe al contacto; la otra lo coloca donde tomarás acción.

Dónde encontrar las automatizaciones de contactos

Busca la configuración de automatización en la sección More options de tu event type editor. Verás una sección llamada Contact automations que muestra las automatizaciones disponibles para ese evento.

Preguntas frecuentes